Fő jellemzői:
Lehetővé teszi tetszőleges dokumentum (rajzok, darabjegyzékek, műszaki előírások, stb.) adatainak (Pld. Azonosító, megnevezés, készítő, készítés dátuma, érvényessége stb.) tárolását. Számítógéppel létrehozott dokumentum esetén program tárolja a dokumentum elérési útvonalát, fájl nevét is. Ha az adott fájlhoz tartozó kezelő program telepítve van a gépen, akkor egy gombnyomással behívható a megjelölt dokumentum. A rendszer kiemelten jól működik együtt AutoCAD, Inventor, Word, Excel programokkal.
A rendszer végig tudja követni a dokumentumok készítésének teljes folyamatát, kijelzi a dokumentumok státuszát (munkaközi, kész, javítandó, ellenőrzött, jóváhagyott, módosítandó, érvénytelen). A jóváhagyott, gyártásba kiadott dokumentumok módosítását a program nem engedi meg, de az új változat létrehozását (változtatás “töréssel”) megkönnyíti.
Régi papíron maradó dokumentumok adatai is rögzíthetők, de a rendszer nagyon elősegíti a már kész elektronikus dokumentumok (AutoCAD rajz, Excel darabjegyzék) bevitelét, azzal, hogy közvetlenül be tudja importálni az adatokat a fájlból. Ehhez a funkcióhoz szükséges, hogy a dokumentumok kezelője telepítve legyen, és a dokumentumok formátuma feleljen meg a követelményeknek. Ez AutoCAD rajz esetén azt jelenti, hogy az adatok blokk attribútumokban legyenek tárolva.
Egy dokumentumot több szempont szerint is meg tudunk keresni. Kereshetünk azonosító (pld. rajzszám) megnevezés, megnevezésben lévő töredékszó, készítő, dátum stb. szerint. De összetett keresések is vannak, illetve egyedi SQL kereséseket is kezdeményezhetünk.
A program kezelni tud többszintű beépülést. A darabjegyzékek adatai alapján automatikusan áll össze a beépülési struktúra. A program kezeli a darabjegyzék változatokat is. A szokványos darabjegyzék adatok (tételszám, rajzszám, megnevezés, méret, méretszabvány, anyag, anyagszabvány, megjegyzés) mellett más rovatok is képezhetők, pld. pótalkatrész-jel, importjel, kooperációban gyártandó-jel stb.
A programban a darabjegyzék kitöltés támogatására kereskedelmi cikk adatbázis van. Amely a felhasználó által feltölthető, vagy kapcsolódni tud meglévő cikk adatbázishoz.
A program megkönnyíti a módosítást. Másolja és létrehozza a dokumentum új változatát, bejegyzi az adatokat, és végigvezeti a módosítást “felfelé” a darabjegyzékekben. A program a kijelölt változásokról változási értesítőt készít. Egy kattintással listát kérhetünk bármely dokumentum előző és későbbi változatairól, a változtatás okáról, idejéről stb. A módosítási folyamat is jogosultsághoz kötött (lásd alább). A módosítások jóváhagyása többszintű, dokumentációfüggő.
Egy kijelölt dokumentumhoz, meg tudjuk nézni, mely másik dokumentumok hivatkoznak rá. Ez különösen akkor érdekes, ha módosítani akarjuk, és tudni akarjuk a módosítás mely másik konstrukciót érinthet.
Egy dokumentumhoz tetszőleges egyéb dokumentum fűzhető hozzá. Ez lehet pld. színezési vázlat, kiviteli előírás, stb.
A programba név, és jelszó megadásával lehet belépni. A dokumentum adatokban az utolsó módosítást végző személy neve, és a módosítás időpontja tárolódik. Az egyes felhasználók eltérő jogosultsággal rendelkezhetnek. Például csak megnézheti a dokumentumokat, módosíthat benne (ha a dokumentum státusza azt lehetővé teszi), új dokumentumot, projektet hozhat létre, csak ellenőrizhet stb. A jogosultságok, egyeztetés alapján az itt felsorolttól eltérőek is lehetnek.
Az éppen megnyitott, vagy a felhasználó által fontosnak tartott dokumentumokat a felhasználó a saját “munkaasztalára” tudja tenni. Ennek két előnye is van. A dokumentumok gyorsan, a nevükre duplán kattintva megnyithatók. Másik felhasználó a saját dokumentum kezelőjében nem tudja megnyitni, a program jelzi számára, hogy a fájlt mi használjuk. Ez megakadályozza azt, hogy egy rajzon egyszerre ketten dolgozzanak.
A rendszer sokoldalú beépített lehetőségekkel rendelkezik lekérdezések készítésére, de egyéni lekérdezések is készíthetők. Beépített lekérdezések
Tartalmazza a kijelölt dokumentumba beépülő valamennyi tételt, a rajzos és kereskedelmi tételeket is.
Nem tartalmazza a rajzos tételeket.
A darabjegyzék készítésekor kiemelten fontosnak megjelölt tételek (pld import) jegyzéke.
A darabjegyzék készítésekor, vagy utólag kooperációban gyártandóként megjelölt tételek jegyzéke.
A dokumentációhoz tartozó rajzok jegyzéke
A jegyzékek nem csak a teljes projektre, hanem bármely csoportra, vagy darabjegyzékre is elkészíthetők. “Félkész” darabjegyzékről is készíthető előzetes lista, a hiányos, vagy hibás hivatkozásokról lista készül, ami kinyomtatható, elmenthető.
A lekérdezések kinyomtathatók, és/vagy elmenthetők. A lekérdezések eredménye között összehasonlításokat lehet végezni, aminek az eredménye egy olyan lista ami a különbségeket tartalmazza. Ezzel lehet például ez előzetesen kiadott importlistát, a véglegessel összehasonlítani, és az eltéréseket jelezni.
A jegyzékkészítés végeredménye lehet Word dokumentum, vagy Excel táblázat is.
Egy adott projekt készültségi fokának ellenőrzésére beépített vizsgálati lehetőség van. Az ellenőrzés során a rendszer megvizsgálja, hogy valamennyi dokumentum státusza jóváhagyott-e, beleértve az átvett, hivatkozott dokumentumokat is. Jelzi, ha valamely dokumentum még nem kész, a hivatkozott dokumentum már érvénytelen, vagy a dokumentumhoz rendelt fájl nem elérhető, vagy a dátuma, mérete nem felel meg a nyilvántartásnak.
Bizonyos esetekben a rendszer automatikusan figyelmeztetéseket generál. Például, ha a rajzellenőr javítandónak minősít a tervező által késznek minősített rajzot. Ekkor egy típusszövegű üzenet generálódik, amit az ellenőr kiegészíthet. Az üzenetek alapértelmezetten E-mail-ben továbbítódnak.
A program lehetőséget biztosít arra, hogy AutoCAD, vagy Inventor fájlokat a kezelő megjelenítheti anélkül, hogy a helyi gépen az AutoCAD, illetve Inventor program telepítve lenne. A rajzok megjelenítéséhez az Autodesk által készített “VoloWiew Express” programot telepíteni kell. Ezen program ingyenes, az Autodesk weblapjáról is letölthető.
Kezelése egyszerű, szabvány Windows felülettel rendelkezik. Fő ablaka a megszokott “Intéző” megjelenését, és működését követi.
Az ablak bal oldali részén az aktuális projekt beépülési fáját látjuk. A főcsoportokba beépülő darabjegyzékben úgy tudunk lépdelni, mint az “intéző”-ben az alkönyvtárakban. Az ablak jobb oldalán az aktuális főcsoporthoz tartozó dokumentumok adatai látszanak. A dokumentum típusát, és a státuszt kis ikon is jelöli.
A kiválasztott darabjegyzék tételei az ablak jobboldali alsó részében azonnal megnézhetők.